Se trata de una propuesta que consiste en aplicar distintas técnicas para mejorar la competitividad optimizando la productividad, la calidad del producto y servicios, la motivación y el desarrollo de las personas. En muchas empresas en las que ya se ha aplicado se obtuvieron importantes beneficios tales como: reducción de la búsqueda de herramientas hasta el 60%, aumento del espacio disponible, disminución de los tiempos de limpieza de maquinaria hasta un 80%, ahorro de 3.000 horas/años.

Origen

Surge en Toyota, Japón, en la década del 60, con el objetivo de apoyar la gestión visual de las empresas.

Por qué 5s

Las 5s indican lo siguiente:

• Seiri: separar los elementos necesarios de los innecesarios y eliminar estos últimos.
• Seiton: situar cada cosa en un lugar concreto.
• Seiso: suprimir los desechos.
• Seiketsu: señalizar para detectar anomalías.
• Shitsuke: perseverancia.

Las tres primeras S producen cambios significativos, la cuarta refuerza la tres anteriores y ayuda a identificar las situaciones anómalas en el día a día y la quinta consolida todo el planteamiento.

Por tratarse de un método sencillo, no se requiere de un conocimiento previo experto, pero sí de mucho esfuerzo y perseverancia. Es decir, se debe tomar la implementación con rigurosa seriedad, respetar puntualmente la metodología y persistir, a pesar de las dificultades que pudieran surgir.

Puntapié inicial para la implementación

Se debe comenzar con la formación del equipo directivo, que es el que va a liderar el proyecto. Tendrá a cargo la formación de las personas involucradas, todo ello en un clima de compromiso, apertura y participación. La primera persona a formar será, preferentemente, el jefe/líder del área, que coordinará el proyecto y será el nexo entre los empleados y los directivos. Las principales tareas que realizará serán: planificación, motivación y formación del equipo, convocatoria a reuniones, facilitación de materiales, entre otras.

Por eso, en segundo lugar se deberá escoger un área piloto, en lo posible de un tamaño medio, donde trabajen entre 5 y 15 personas, y que esté claramente delimitada. Corresponderá que esta sea representativa de las actividades a las que se dedica la organización y que no se transforme en un obstáculo para las demás áreas. Además es importante que el área seleccionada sea estable, visible y significativa para las mejoras a realizar.

El personal del área piloto será el equipo a capacitar, al que se le podrán incorporar personas con conocimientos técnicos que puedan ser de utilidad durante la implementación.  Es recomendable realizar una formación inicial de sensibilización donde se expliquen los principios básicos de las 5S. Es fundamental que participen el máximo de personas del área para que tomen parte en el análisis y la toma de decisiones. Lo ideal es que sean un mínimo de 4 y un máximo de 8 personas. Para que todos puedan debatir, reflexionar y proponer mejoras.

También es importante que al momento de planificar la implementación de esta metodología, se tenga en cuenta:

• El tiempo que se le va a disponer para formar a las personas (2 meses como mínimo, 4 como máximo).
• El espacio físico donde se celebrarán las reuniones.
• El material necesario como cámara de foto, proyector, papelógrafo, archivadores, etc.
• Presupuesto destinado a todo anterior.

La puesta en marcha de la propuesta comenzará con una reunión del lanzamiento, donde el facilitador explicará en qué consiste; las razones por la que se la ha elegido; qué beneficios se obtienen, por qué se ha escogido esa área como piloto y la importancia de la participación. Además se presentará en borrador el plan a seguir, se responderán dudas, se solicitarán sugerencias y se informará a toda la organización que ha iniciado esta experiencia piloto.

Panel 5S

Se trata de un trasparente donde se puedan visualizar las actividades realizadas, las mejoras implementadas y los resultados obtenidos, con el fin de ir observando la evolución del proyecto. Se puede configurar el panel con: la integración del equipo, fotos de antes y después, acciones pendientes e indicadores.

Pasos para llevar a cabo cada una de la 5S

• Preparación: es recomendable hacerla mediante una reunión planificada, participativa y amigable. Consiste en formar al equipo, preparar registros o fichas, decidir quién va a hacer qué durante la visita a las instalaciones, definir indicadores, tener equipamiento de mejoras a mano.
• Pasar a la acción: incluye realizar el recorridoen el área piloto, tomando la información necesaria, clasificando o definiendo los materiales y elementos. Lo llamaremos “SAFARI”
• Análisis y plan de mejoras: se reúne el quipo para analizar la información y fotos que han tomado y deciden acciones a tomar.
• Normalización: consiste en elaborar documentosen los que se formalicen las decisiones, normas y actuaciones definidas durante el paso anterior.

Antes de comenzar el proyecto se deben definir unos indicadores generales que permitan realizar un seguimiento. Podrían ser los siguientes:

Presentación de resultados

Es conveniente realizarlo a través de un acto formal, al finalizar las 5S en el área piloto. Se invitará a mayor número posible de personas de la organización. Se aprovechará este acto para dar reconocimiento al equipo de proyecto.

Se explicarán los resultados logrados con los aspectos que han funcionado debidamente y las mayores dificultades presentadas.

Se puede aprovechar este acto para presentar el plan de ampliación de la experiencia a otras áreas.

Por lo tanto, una vez concluida la práctica en el área piloto, será conveniente extenderla a las otras áreas. Esto puede implementarse en paralelo. Es recomendable aprovechar la experiencia adquirida en el área piloto y el personal que ya se ha capacitado, por ejemplo facilitadores, colaboradores, quienes pueden apoyar en esta expansión.

Finalmente, el sistema puede ser mejorado a través de la recogida de sugerencias, del aprendizaje de otras experiencias, por eso es importante establecer mecanismos de revisión periódicos para que puedan ir incorporándose mejoras que fueran surgiendo de la experiencia.

Fuente: Euskalit, Fundación Vasca para la Calidad